在 Word 文档里，标注页码是非常常见的一个需求，稍微长一点的文档，例如论文、报告等等，往往都需要标注页码。不过，这个看似简单的小事情，我却经常遇到不少人的求助，就举最近遇到的一位朋友的例子：

• 前几页不显示页码：有一位朋友最近在提交一份长达数百页的项目申请书，申请书的前几页，都是封面、序言、目录等内容，占据了 5 页的篇幅，他希望从正文才开始标记页码。这个问题无数人都遇到过，他来问我后，我直接找了一个 Office 官方的《在文档的后面开始页码编号》帮助文件，让他自己对着操作就行了。

• 找不到「第 X 页，共 Y 页」了：对着帮助文件，他自己操作了一阵，虽然中间有些不顺利，但好歹是解决了。不过，他马上又遇到了第二个问题：他希望页码的显示样式是「第 X 页，共 Y 页」，但死活找不到这个选项了。我一问，原来他最近从 Windows 转到了 macOS，他记得原来在 Windows 版本的 Word 中直接有这个选项。我对着一看，果然，Mac 上最新版本的 Word，选择插入页码，果然没有 Windows 上的那些选项。

  

• 文档显示的总页码数不正确：天无绝人之路，由于当时我有事情，没有马上回复这位朋友，他自己灵机一动，从以前的 Word 文档中找到了有一份显示了「第 X 页，共 Y 页」，直接复制到了新的项目申请书。不过，他又马上遇到了一个新问题：在文档的最后一页，显示的是「第 123 页，共 130 页」。显然，Word 把最前面他不希望显示页码的那 7 页，也算在了总页数里面，怎么把这 7 页的计数去掉？

网上各种 Office 的系列教程和课程数不胜数，但大多流于操作层面，就是列出一个个操作步骤，告诉你这一步点哪里，下一步点哪里。这样的教学方式，往往让人觉得 Office 软件如此之复杂，而且看过之后就容易忘记，下一次还是不会。但如果我们换一种方式，尝试从原理上去理解和记忆，你会发现其实并没有那么复杂。

这一篇，我们就从 Word 的页码入手。

Word 中页码计数的基本规则

就像一本书有不同的章节一样，一篇 Word 文档，可以分为不同的「节」，而页码的作用范围，其实是和「节」绑定的。如果不加以任何处理，一篇 Word 文档就可以认为只有一个节，自然页码会作用于整个文档。

你可以通过在 Word 的「布局 - 分隔符」中插入「分节符」，来划分 Word 文档的不同章节。例如下面这张图的文档中，封面、序言和目录是第 1 节，第一章是第 2 节，第二章是第 3 节，第三章是第 4 节。那么，在这份文档中，理论上你最多可以独立控制 4 类不同的页码。

注意，插入「分节符」之后，页码只是有了独立的可能性，但没有真正实现独立。因为在大多数情况下，我们自然希望页码的编号是连续的，因此，Word 的默认设置，也是不同节之间的页码，默认是绑定关联的。

那么，要实现不同节之间页码的真正独立，需要怎么做呢？这主要体现在两处设置：

1. 是否选择「链接到上一节」：Word 默认勾选了这一选项，意味着该节的页码并不是独立的，而是复用了上一节的页码。如果你取消勾选，这意味着不同节之间的页码实现了独立，此时你才可以做到这两件事：

   • 删除非链接的章节页码：如果我们从第 2 节开始，取消勾选「链接到上一节」，这意味着文档的页码被一分为二，封面、序言和目录这者所处的第 1 节，成为了独立的页码。这时，我们就可以删除掉第 1 节的页码，而继续保留后续章节的页码。如果不取消这个勾选，那么你在文档中任意一处删除页码，都会导致整个文档的页码被移除。
   • 自定义不同章节的页码样式：不同的章节可能有不同的设计、排版和样式，取消「链接到上一节」后，独立的页码可以拥有自己的样式和排版。例如，第一章的页码可以居中显示，并以阿拉伯数字标记「第 1 页，第 2 页……」，而第二章节的页码则可以靠右显示，并使用汉字「页数七，页数八……」。

   

2. 页码编号的连续性：不同章节之间，页码编号默认是连续的。很简单，上一节已经到了第 3 页，那么即使新的一节开始了，页码也依旧会显示第 4 页。需要注意的是，这个连续性并不依赖于上一节是否存在着页码，也就是说，哪怕你把上一节的页码显示给删除了，Word 默认还是在计数。要打破这一设定，从新的一节开始重新计数，你需要打开「设置页码格式」的对话框，从默认的「续前节」切换到「起始编号」，并输入你希望新的页码编号的起始值。

   

理解了这两点基本规则，再来看「前几页不显示页码」这个常见的需求，你会发现 Office 的官方帮助文档，实际上的步骤正对应着（3 和 4 的顺序没有严格要求）：

1. 通过插入「分节符」，来使文档拥有不同的节，从而可以对应不同的页码，虽然此时节与节的页码还没有实现真正独立；
2. 通过取消「链接到上一节」，来使不同节之间的页码真正独立；
3. 由于此时页码已经独立，可以在不需要显示页码的节当中，删除页码；
4. 记住我们在两点基本规则中说的，即使不显示页码，但 Word 默认仍在计数，这时候需要在希望显示页码的节中，重置页码的起始编号为 1；

到目前为止，你已经理解了页码计数的基本工作原理，然而，却依然无法解决「显示第 X 页，共 Y 页」和「文档的总页码数不正确」这两个问题。要解决这两点，需要我们更深入地理解页码的本质。

理解页码的本质

页码的本质是一个变量，在不同的页面上，这个变量被赋予了不同的数值。要更清晰地理解这一点，你可以试着在 Word 文档中按下 Alt-F9（在 macOS 中则是 Fn-⌥Option-F9）。不难发现，此时每一页页脚中的页码显示变了，从原来的数字，变成了一个固定的英文占位符。

这个 { PAGE } ，就是页码的真身。在 Word 中，变量被称作为「域」，你可以试着在菜单中的「插入 - 域」中看到，Word 提供了数十种变量，可以动态显示文档的作者、保存次数、字数等信息。这些变量统一都是由大括号 { } 包裹起来的，如果你想输入一个新的域，不能直接自己输入 { }，而需要使用 Ctrl-F9（在 macOS 中则是 Fn-⌘Command-F9）插入一对大括号，然而在其中输入域的名字。

其中，跟页码相关的域，主要有四个：

1. PAGE：显示当前页码，显示的具体数值，依赖于前文中「页码编号」的设定；
2. NUMPAGES：统计文档的总页数；
3. SECTIONPAGES：统计当前章节的总页数；
4. SECTION：显示当前的章节数；

使用域来巧妙设置页码

理解了页码的本质后，我那位朋友的问题，自然非常容易解决了。

首先，要在 macOS 上的 Word 中显示「第 X 页，共 Y 页」的问题自然是迎刃而解了。就算我们没有找到软件提供的可视化选项，我们依旧可以在页脚中，自行插入域 { NUMPAGES } 来显示文档的总页数。

其次，文档的总页码数不正确，即最后一页显示的是「第 123 页，共 130 页」。因为封面、序言和目录被单独作为一节，共 7 页，且不显示页码；后面的正文是另外一节，共 123 页；而 { NUMPAGES } 统计的是文档的总页数，无论页面上是否插入了页码。那么，我们其实只需要把正文章节的页码显示中，{ NUMPAGES } 替换成 { SECTIONPAGES } 就可以了。

第 { PAGE } 页，共 { NUMPAGES } 页       →   第 123 页，共 130 页
第 { PAGE } 页，共 { SECTIONPAGES } 页   →   第 123 页，共 123 页

除了解决我朋友的问题，实际上域作为一种变量，还可以被用来运算，以及应用一些简单的函数，从而创造出更多花样。这里就举几个例子来说明。

显示文档还剩余多少页和阅读进度

页码可以正着标，自然也可以反着标，告诉读者后面还剩下多少页。要实现这一点，只需要使用域做一些简单的运算。

要使用域来计算，需要把被计算的内容，包裹在一个域内，并使用 = 号表示你需要多个变量值之间做运算。注意，这里的大括号并不是手动输入的，而需要使用 Ctrl-F9 来插入。

还剩下 { = { NUMPAGES } - { PAGE } } 页    →    还剩下 10 页 

同样，如果你希望显示阅读进度，也非常简单。

当前进度 { = { PAGE } /{ NUMPAGES } * 100} %    →   当前进度 36%

回到我朋友的那个困惑，他也不一定需要替换成 { SECTIONPAGES }，而可以用 { NUMPAGES } 减去一个常数值。

第 { PAGE } 页，共 { = { NUMPAGES } - 7 } 页       →   第 123 页，共 123 页

设置分栏的页码

许多文档会使用分栏，例如最常见的试卷往往使用 8K 纸，左右分栏排版。对于 Word 来说，这一页仍然是一张纸，如果我们希望按栏来显示页码，也可以很容易地使用域来实现。

只需要在同一页的页脚中，插入两个域，分别排列在左右两栏的下方居中处。

左栏：第 { = { PAGE } * 2 - 1 } 页    →   第 1 页
右栏：第 { = { PAGE } * 2 } 页        →   第 2 页

最终能实现的效果如下：

用 IF 来控制第几页显示页码

还记得前文所说的，希望把封面、序言和目录排除在外，从正文开始显示页码吗？你需要插入分节符，取消链接上一节，重新设置页码编号……有没有更简单一点的操作方法呢？

实际上，域还可以被应用到一些简单的函数里，以 IF 函数为例，也同样可以很好地解决这个问题。我们最终希望达成的目的是：从第 7 页以后开始才显示页码，那么，写成 IF 函数，就是：

{ IF { PAGE } > 7 { = { PAGE } - 7 } “” }

这样，前 7 页就不会显示页码，直到从第 8 页开始，会显示页码 1。

乍一看可能会有点难以理解，主要是因为域使用函数的格式，和 Excel 中我们习以为常的格式有些不同，没有使用括号（），且不同参数之间是用空格分离的。以 IF 为例，它的格式是：

IF 判断条件 结果为真的值 结果为假的值

其中，判断条件是「表达式1 运算符 表达式2」，特别需要注意的是，运算符在表达式 1 和表达式 2 之间一定要用空格隔开，否则会出现语法错误。现在，再回过去拆解刚才的 IF 表达式：

- 判断条件：{ PAGE } > 7
- 结果为真的值：{ = { PAGE } - 7 }
- 结果为假的值：“”，意即不输出任何值，你也可以直接省略掉这个参数，写成{ IF { PAGE } > 7 { = { PAGE } - 7 } }

以上就是一些使用域来巧妙设置页码的例子，你也可以根据自己的使用场景，自行摸索新的花样。

最后，再次复习一下 Word 中页码的要点：

• 页码是和节绑定的，通过插入分节符，使页码有了独立的可能性；
• 要实现页码在不同节之间的独立，需要取消「链接到上一节」，并设置页码编号；
• 页码的本质是一种变量，在 Word 中称为域；
• 了解 { PAGE }、{ NUMPAGES }、{ SECTIONPAGES }、{ SECTION } 这四个和页码相关的域；
• 域是可以被运算或应用到函数中的，从而巧妙设置出阅读百分比、分栏页码等花样。